A menudo confundimos ser productivos con trabajar lo más rápido posible, cada segundo del día.
Estar desorganizado es costoso, tanto en términos de dinero como de tiempo. Pero si puede convencerse de reducir la velocidad y organizarse, el ROI lo sorprenderá.
“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”. – Benjamín Franklin
Si bien la estimación de Benjamín Franklin es exagerada, dedicar tiempo a organizarse sigue siendo una inversión valiosa. Los expertos estiman que cada hora dedicada a la planificación y organización ahorra de tres a cuatro horas de tiempo a la semana que de otro modo se desperdiciarían.
Hay una razón por la cual las personas más tranquilas y menos estresadas son las que más hacen: entienden la importancia de la organización y han adaptado sus hábitos en consecuencia. La buena noticia es que también puedes volverte más organizado y productivo, simplemente emulando los hábitos en los que confían.
1. No dejan que sus escritorios se abarroten.
Puedes pensar que sabes exactamente dónde y en qué pila de papel puedes encontrar un documento en concreto. Pero te estás engañando a ti mismo si no crees que serías más productivo con un escritorio limpio y organizado. El solo hecho de organizar las cosas en tu escritorio te ayuda a organizarlas en tu mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardean nuestros cerebros los estímulos que compiten en un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos.
2. Nunca hacen las cosas dos veces.
Las personas organizadas y productivas nunca ponen nada en un patrón de espera, porque hacer las cosas dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guardes un correo electrónico o una llamada telefónica para tratar más tarde. Tan pronto como algo llame tu atención, debes actuar en consecuencia, delegarlo o eliminarlo.
3. No responden a los correos electrónicos a medida que llegan.
Las personas productivas no permiten que su correo electrónico sea una interrupción constante. Además de revisar su correo electrónico en un horario, aprovechan las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Establecen alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta que llegan a un punto de parada en su trabajo. Algunas personas incluso configuran una respuesta automática que les permite a los remitentes saber cuándo volverán a revisar su correo electrónico.
4. Trabajan a partir de una sola lista de tareas pendientes.
¿Recuerdas los días en que la gente solía comprar esos costosos planificadores encuadernados en cuero y los llenaba con una lista de cosas por hacer codificada por color según la prioridad? Esos pueden parecer un poco anticuados ahora, pero nadie puede negar que fue efectivo. ¿Por qué fueron efectivos esos planificadores? Nos recordaron lo importante que es mantener una única lista de tareas pendientes. Cuando consolida todo en una lista, siempre sabes dónde buscar y puedes dejar de perder el tiempo tratando de recordar qué lista tiene la información que necesitas.
5. Tienen un alto nivel de autoconciencia.
Las personas altamente productivas y organizadas tienen un sentido claro de quiénes son. Conocen sus debilidades y establecen estructuras organizativas para superarlas. Si tienden a dejar que las reuniones duren demasiado, configuran un control del tiempo. Si tienen problemas para mantener productivas las reuniones, elaboran una agenda. Los detalles no importan; lo importante es que piensen detenidamente y utilicen ayudas y rutinas específicas que funcionen con sus debilidades organizacionales.
6. Dedican tiempo para comer.
Todos hemos estado allí: estás muy ocupado y, cuando miras hacia arriba, ya ha pasado la hora del almuerzo. Terminas sin nada o tomando o una bolsa de patatas fritas de la máquina de bocadillos. Ambas son muy malas ideas. . En cuanto a saltarse las comidas, no solo afecta su concentración, productividad y habilidades para resolver problemas, sino que también afecta su cintura, y no de la manera que podría esperar. Una investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que se pierde al saltarse las comidas es peso muscular que luego se recupera en forma de grasa.
7. Comen sapos.
“Comerse un sapo” es el mejor antídoto para la procrastinación; las personas ultra productivas comienzan cada mañana con este sabroso «regalo». En otras palabras, primero hacen lo menos apetitoso y más temido de su lista de tareas pendientes, antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, quedan libres para abordar las cosas que los emocionan e inspiran.
8. Ordenan al final de cada día.
El mejor remedio para el desorden es reservar unos 10 minutos al final de cada día para organizar su lugar de trabajo. Aunque sabemos que lo mejor es tocar las cosas una sola vez, todos nos hemos detenido a la mitad de una tarea porque sonó el teléfono o alguien pasó a charlar. Realmente no puedes evitar esas cosas, pero puedes terminar el día resolviendo todas las cosas que dejaste a medio terminar.
9. Planifican sus días la noche anterior.
Las personas organizadas y productivas se acuestan cada noche con la certeza de lo que lograrán al día siguiente. Aclaran sus prioridades la noche anterior, de modo que una vez que comienza el día, es menos probable que se distraigan con la «tiranía de lo urgente», esos pequeños incendios que surgen y se interponen en el camino de sus verdaderas prioridades.
10. Hacen pleno uso de la tecnología.
Se ha dicho mucho acerca de cómo la tecnología moderna extiende la jornada laboral, haciendo que siempre estemos al día. Si bien eso puede ser cierto, la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea configurando un filtro de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada libre de spam o usando una aplicación como Evernote para organizar la información que necesitará nuevamente, la tecnología no siempre es mala. Usado correctamente, puede ahorrar mucho tiempo.
¿Qué herramientas utiliza para mantenerse organizado y productivo?
Espero que estas recomendaciones te sirvan de ayuda en tu próxima reunión con el equipo. Mucha suerte y mucho disfrute.
Y por si te quedaran dudas, siempre puedes preguntarme.
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